Bij een vergaderruimte huren komt er meer kijken dan men denkt. Of het nu gaat om een interne vergaderruimte of een vergaderruimte op een locatie elders, er zijn altijd een aantal vragen die beantwoord zullen moeten worden. Vaak gaat men er vanuit dat bij het reserveren van een vergaderruimte automatisch de niet gestelde vragen zullen zijn beantwoord. Dat is niet juist. Een communicatie over de wensen bij een vergaderruimte huren zijn erg belangrijk. De meest voorkomende antwoorden moeten gegeven worden op een aantal vragen die voor het reserveren gesteld cq geïnventariseerd moeten worden en bij het reserveren besproken zullen moeten worden. 

Vragen vooraf

Voordat een vergaderruimte gehuurd/gereserveerd kan worden, is het zinvol om een aantal vragen vooraf te beantwoorden. Het beantwoorden van een aantal vragen dwingt immers om na te denken over waaraan de vergaderruimte minimaal moet voldoen. Vaak wordt een vergaderruimte te klein of te groot gehuurd of het ligt in een onbereikbare plek.

De meest voor de hand liggende vragen zijn dan bijvoorbeeld ter voorbereiding:

Voor hoeveel personen moet de vergaderzaal worden ingericht?

Voor welke tijdsperiode moet de zaal beschikbaar zijn?

Zijn er toiletten in de nabijheid van de vergaderruimte?

Zijn er nevenruimtes nodig, voor bijvoorbeeld het werken in werkgroepjes?

Wat is de hoogte van de vergaderruimte, is het plafond niet te laag?

Is er voldoende frisse lucht, luchtventilatie in de vergaderruimte?

Wat is het huurbedrag van de vergaderruimte?

Hoe is het huurbedrag opgebouwd?

Moet er een borg betaald worden?

Hoe is het opruimen/ontruimen van de vergaderruimte geregeld?

Hangt er een route als er calamiteiten zijn?

Is er een catering aanwezig voor koffie of thee?

Vanaf welk tijdstip is de vergaderruimte beschikbaar?

Tot hoe laat is de vergaderruimte beschikbaar?

Is er ruimte om even aan het einde van het huren van de vergaderruimte te evalueren?

Is er in de ruimte een koelkast of andere voorziening aanwezig?

Hoe is het serveren van de koffie en thee geregeld?

Is de koffie en thee in de huurprijs inbegrepen?

Zijn er voldoende parkeerplekken aanwezig?

Is er een mogelijkheid voor betaald of onbetaald parkeren?

Hoe is het openbaar vervoer geregeld?

Is er taxi vervoer mogelijk?

Is er een fietsenstalling?

Is er een ruimte om even te vertreden tijdens de periode dat de vergaderruimte wordt gehuurd?

Is er een ruimte waar rokers aanwezig?

De afspraken bij een vergaderruimte huren zijn bijvoorbeeld:

De koste per dag of dagdeel.

De kosten voor koffie/thee/frisdrank.

De tijdsperiode van beschikbaarheid.

De bereikbaarheid.

De opstelling van het meubilair.

De aanwezigheid van een rookruimte.

Wie is het aanspreekpunt tijdens het huren van de vergaderruimte.

Gouden tip: kijk op Villa Amalia voor het huren van een vergaderruimte in de omgeving van Hilversum.